Inhuren artiest: voorkom problemen met loonheffingen

Het lijkt eenvoudig, een artiest inhuren. Maar regelt u ook de loonheffingen?

Want als u als onderwijsinstelling een artiest inhuurt, kunt u inhoudingsplichtig zijn. Vaak gebeurt dit zonder dat u het weet. Als dit blijkt bij een belastingcontrole, dan legt de Belastingdienst een naheffingsaanslag op. U moet dan alsnog loonbelasting en premies werknemersverzekeringen betalen. Dat maakt het feestje iets minder leuk.

Wij zien regelmatig dat de Belastingdienst een naheffingsaanslag oplegt aan een onderwijsinstelling. Uit een boekenonderzoek blijkt dan dat de artiestenregeling onjuist wordt toegepast. Er zijn bij ons voorbeelden bekend waarbij deze naheffingen, inclusief boete en belastingrente, oplopen tot 160%. Wij willen u helpen dit te voorkomen.

Wat moet u weten als u een artiest inhuurt?

Voor de loonheffingen worden zelfstandige artiesten gezien als werknemer. Voor hen treedt u dan, net als uw werknemers, ook op als inhoudingsplichtige. U houdt loonheffingen in en draagt deze af. Dit wordt de artiestenregeling genoemd.

Maar artiesten kunnen er ook voor kiezen om niet onder de artiestenregeling te vallen. Zij worden dan niet gezien als werknemer. Belangrijk is dat u dit dan als onderwijsinstelling goed vastlegt in uw administratie. Want als organisator bent u degene die de loonheffingen moet inhouden. Daardoor bent u degene bij wie de Belastingdienst aanklopt om niet-betaalde loonheffingen en premies werknemersverzekeringen op te eisen.

Wat kunt u als onderwijsinstelling doen om problemen te voorkomen?

U kunt uw inhoudingsplicht voorkomen door één van de volgende documenten in uw administratie te hebben:

1. Een inhoudingsplichtenverklaring (IPV)
2. Een ingevulde gageverklaring waarin de kleinevergoedingsregeling (KVR) volledig is toegepast
3. Een eigen verklaring van de artiest

Hieronder lichten wij deze drie documenten toe.

Wat is een inhoudingsplichtigenverklaring?

Een inhoudingsplichtigenverklaring is een beschikking die de inspecteur uitreikt aan iemand die de inhoudingsplicht overneemt. De inhoudingsplicht wordt hierdoor verlegd van u naar die andere  persoon.

Wat is een gageverklaring?

Dat is een verklaring wat u door de artiest laat invullen en ondertekenen. De artiest vult hierop zijn persoonlijke gegevens in en de kostenvergoedingsregeling die hij toepast. Als de gage na de kostenaftrek nihil is, dan is het bedrag voor de loonheffingen ook € 0. Hoewel u dan geen loonheffingen inhoudt, moet u toch aangifte loonheffingen doen.

Wat is een eigen verklaring?

Dit is de meest eenvoudige van de genoemde drie opties, doordat u het eenvoudig kunt vormgeven.

Het is namelijk een vormvrije overeenkomst tussen de artiest en u. Hierin verklaart de artiest dat de artiestenregeling niet van toepassing is. U moet dit vooraf met elkaar afspreken.

Het is voldoende als de artiest op de factuur een verklaring opneemt dat hij ervoor kiest geen gebruik te maken van de artiestenreling, hij geen loonheffingen laat afdragen en hij niet verzekerd is voor de werknemersverzekeringen. Als u als onderwijsinstelling de factuur betaalt, betekent dit dat er wilsovereenstemming is tussen u en de artiest.

Wanneer moet u de artiestenregeling toepassen?

Lukt het u niet om één van deze documenten te ontvangen? Verloon dan de gage via de artiestenregeling. U houdt dan loonheffingen in en draagt premies werknemersverzekeringen af.

De Belastingdienst heeft op haar website een Handleiding waarin zij de artiestenregeling toelichten. In deze handleiding staat een stroomschema om vast te stellen of de artiestenregeling bij u van toepassing is. Ook staat er een stappenplan in die u kunt gebruiken bij het toepassen van de artiestenregeling.

Let op de opgaaf UBD

Is de artiestenregeling niet van toepassing? Dan hoeft u de gage niet te verlonen. U betaalt de gage zonder inhouding van loonheffing en premies. Weest u zich ervan bewust dat deze bedragen mogelijk in aanmerking komen voor de opgaaf UBD. Dit is onder andere het geval als er geen btw op de factuur staat.

Let op: dit geldt voor artiesten uit Nederland. Voor artiesten die niet in Nederland wonen gelden andere regels.

Afsluitend

Twijfelt u of bij u de artiestenregeling van toepassing is? Wij kijken graag met u mee. Neem daarvoor contact met ons op. Wij adviseren u graag.